Un software de gestión es un programa informático que permite integrar tareas, recursos y gestión administrativa. Mediante el ingreso de datos, permite una centralización de la información y es una herramienta clave para conocer y mejorar la productividad de un taller mecánico.
¿Qué funciones permite un software de gestión?
Las principales funciones que permite un software de gestión en un taller mecánico son las siguientes:
1. Cargar datos. En un programa de gestión, pueden almacenarse datos como: recursos humanos, matriz de polivalencia de los empleados, recursos materiales, centros de costes (maquinarias), inventario de consumibles y herramientas, información de proveedores, de clientes y de vehículos, información de tareas estandarizadas (procedimientos e instrucciones técnicas, tiempos estipulados, tarifario, manuales de taller, etc.).
2. Cargar órdenes de servicio. El programa de gestión permite la apertura de órdenes de servicio para poder asignar a la misma las operaciones correspondientes. Los técnicos del taller podrán consultar la tarea requerida sobre el vehículo, fichar en ellas las horas, materiales y piezas empleadas y registrar las incidencias ocurridas.
3. Acceder a la información. Toda la información queda centralizada en el software; de este modo, todos los empleados pueden acceder a los datos almacenados. Además, este tipo de programas suelen permiten realizar consultas y estadísticas (mediante el cruce de la información archivada) para poder conocer y analizar datos tan importantes como la productividad, índices de eficiencia y ocupación, etc.
4. Gestionar el taller. La coordinación es clave para conseguir un taller más eficiente y rentable. El software permite registrar todo tipo de órdenes y partes de trabajo y manejar los recursos disponibles para conseguir una programación del taller eficiente. Teniendo cargados datos como recursos, información de tareas, stocks, etc., el programa permite gestionar citas para maximizar la productividad, teniendo en cuenta todos los requerimientos de la tarea a realizar.
5. Automatizar funciones administrativas. El software permite agilizar gestiones administrativas del taller (generación de facturas, presupuestos, albaranes, etc.) para poder facilitar los cobros y pagos a clientes o proveedores. Además, se puede enlazar con aplicaciones de contabilidad, lo que permite llevar una gestión integral del taller.
6. Controlar la calidad. Muchos programas de gestión especializados para talleres mecánicos permiten la incorporación de chequeos en las operaciones de reparación o mantenimiento. Mediante la obligación de controlar ciertos puntos, el programa guía al técnico de taller a llevar a cabo las tareas según el procedimiento y cumpliendo con los controles de calidad requeridos (ejemplos: test breve, plantilla de mantenimiento programado, guía de desmontaje, etc.)
Ventajas de utilizar un software de gestión
A continuación, se exponen algunas de las muchas ventajas que un sistema de gestión puede ofrecer en un taller mecánico:
- Control de los tiempos. Poder controlar los tiempos de las órdenes de servicio permite conocer la eficiencia de los trabajos realizados en el taller gracias a la distinción entre las horas disponibles, productivas, facturadas, trabajadas y de demora.
- Gestión de stock. Gracias al registro de componentes y materiales utilizados en las reparaciones y mantenimientos, el programa permite controlar mejor el stock disponible. Esto permite definir necesidades claras, evitar pedidos innecesarios y optimizar las compras, consiguiendo mejores precios.
- Fidelización del cliente. El software permite registrar todas las actuaciones que se llevan a cabo sobre los vehículos y conocer qué prestaciones tiene activas el cliente (contratos de mantenimiento, garantía, etc.) La consulta es ágil, lo que permite al asesor de servicios acceder a toda la información importante del cliente y del vehículo para poder ofrecer un servicio personalizado. Además, gracias a un módulo de avisos, se pueden programar tareas, correos, llamadas, etc. para poder ofrecer un mejor servicio.
- Comunicación entre los diferentes departamentos. Todos los operarios tienen acceso a cualquier información que necesiten para su trabajo. Por ejemplo, cuál es el estado de una orden de servicio, cuantos vehículos tiene el cliente, qué condiciones de pago tiene asignadas un cliente, qué técnico se está haciendo cargo de una orden de taller concreta, etc.
- Automatización de los procesos. Gracias a la alimentación constante de datos sobre tareas estandarizadas, los softwares tienen información que permite una agilización de los procesos y un notable ahorro de tiempo y recursos.
- Rapidez y eficiencia. Tener acceso a información sobre procedimientos, instrucciones, etc. ofrece mucha ayuda a los técnicos de taller y las operaciones se vuelven más rápidas y eficaces, lo que se traduce en un ahorro económico.
- Mejora continua. Gracias a la información que proporcionan los programas de gestión, se permite la optimización de procesos para procurar una mejora continua del funcionamiento del taller.
Hoy en día, la fuerte competencia del sector, obliga a los talleres mecánicos a utilizar herramientas tan útiles como un software de gestión. Contar con este tipo de sistemas integrados permite realizar todas las gestiones de forma más sencilla, reduciendo costes y ahorrando tiempo, medir la eficiencia, optimizar los procesos de trabajo y mejorar la productividad.
